Kundenanforderungen an Angebote und Produkte
Kunden erwarten schnelle Antwortzeiten auf Anfragen und kurze Lieferzeiten für die Produkte. Um dieses zu erreichen, sind effizient gestaltete Prozesse von der Angebotsbearbeitung über die Auftragsabwicklung bis zum Versand notwendig.
Probleme bei einer abteilungsbezogenen Auftragsbearbeitung
Klassisch werden die Aufgaben in einem Unternehmen vom Verkauf bis zum Versand in verschiedenen Abteilungen ausgeführt. So gibt es eine Verkaufsabteilung, eine Konstruktionsabteilung, eine Abteilung Arbeitsvorbereitung, eine Einkaufabteilung, usw.
Damit der Kunde am Ende das von ihm bestellte Produkt in der gewünschten Ausführung und vereinbarten Lieferzeit bekommt, muss sichergestellt sein, dass alle dafür notwendigen Informationen in den entsprechenden Abteilungen vorhanden sind.
Dafür müssen die einzelnen Abteilungen miteinander kommunizieren und sich abstimmen. Dies wird umso schwieriger, je größer die Abteilungen und je weiter sie voneinander entfernt sind. Je mehr Abteilungen und damit auch Schnittstellen es gibt, desto häufiger bleibt etwas liegen, oder wird falsch bearbeitet, weil die benötigte Information nicht da ist.
Typisch für die abteilungsbezogene Auftragsbearbeitung sind viele Transporte und Prüfungen des Auftrages. Jeder Mitarbeiter muss sich erst in den Vorgang einlesen und prüfen, ob er alle benötigten Informationen zur Arbeitsausführung hat.
Meist erfolgt die Weitergabe des Auftrages an die nächste Abteilung dann in Stapeln. Dadurch bleiben die einzelnen Vorgänge länger in einer Abteilung als eigentlich notwendig. Dies erhöht weiter die Durchlaufzeit der Aufträge.
Nicht selten machen die Warte- und Liegezeiten rund 70 - 90% der Gesamtdurchlaufzeiten eines Auftrages aus! Das bedeutet, dass nur zu ca. 10% der Zeit in der sich ein Auftrag in einer Abteilung befindet, tatsächlich an ihm gearbeitet wird!
Standards für die Auftragsbearbeitung
Auch ein Unternehmen das kundenindividuelle Produkte herstellt und damit einen hohen Anteil an Konstruktionstätigkeiten hat, muss nicht immer „das Rad neu erfinden“.
Auch für Einzel-und Einmalfertiger lassen sich Standards bilden.
Durch den Einsatz von Baukastensystemen und Vorzugsteilen lassen sich die Mehrfachverwendung von Materialien steigern und damit auch Produktionskosten wie administrative Kosten minimieren.
Zwischen Vertrieb und Konstruktion muss es Regelungen und Absprachen geben, an denen klar ist, was der Kunde benötigt und was der Vertrieb angeboten bzw. verkauft hat.
Durch Einführung von Lieferklassen oder Auftragsarten kann der Prüf- und Arbeitsaufwand an den Aufträgen minimiert, und diese damit im Durchlauf beschleunigt werden. Die Wahl der Auftragsart beschreibt den Umfang und die Tätigkeiten die notwendig sind um einen Auftrag zu bearbeiten.
Standards sind aber auch im Prozess der Angebotserstellung und im späteren Auftragsdurchlauf notwendig. Wer gibt wem, welche Information? Und in welcher Zeit muss dies erfolgen, um für den Kunden eine angemessene Reaktionszeit zu erreichen?
Der Wechsel von der abteilungsbezogenen zur prozessbezogenen Arbeitsorganisation und der Nutzen daraus
Eine weitere Verbesserung lässt sich erzielen, wenn man das Abteilungsdenken auflöst und die Mitarbeiter in ein Team zusammen bringt.
Durch die Bildung abteilungsübergreifender Teams die prozessorientiert arbeiten, lassen sich die Durchlaufzeiten erheblich verkürzen. Die Informationen fließen und die Qualität der Arbeit nimmt deutlich zu.
Durch die neue Arbeitsorganisation wächst das Prozessverständnis der Mitarbeiter. Sie erleben ihre Aufgaben nun nicht mehr als Einzelleistung einer Abteilung, mit nur wenig Bezug zum Gesamtergebnis, sondern sind eingebunden in den Entstehungsprozess des Produktes.
So kann eine kundenorientierte Administration geschaffen werden, die Lean ist!
Wenn Sie mehr über die schlanke Auftragsbearbeitung für Einzelfertiger erfahren möchten, schicken Sie mir bitte eine Mail an: klaus.rodehueser@kro-consulting.de